Conseillers au Centre National de la musique et utilisateurs d’Agendize depuis janvier 2022, Paul Lavergne, véritable couteau suisse de l’écosystème musical et Thibault Cunsolo, spécialiste du spectacle vivant et du développement des artistes nous ont livré leur retour d’expérience.

Qu’est ce que le CNM ?

Le CNM, Centre National de la Musique est un établissement public. Parmi ses multiples fonctions, il accompagne de nombreux acteurs du secteur artistique & musical en leur proposant un service de conseil et d’orientation. Les conseillers du Centre National de la Musique orientent les artistes et les professionnels qui les entourent dans leur professionnalisation en répondant à leurs questions sur la structuration et la stratégie à mettre en place pour développer leurs projets.

Le challenge

Très sollicité, la gestion de la prise de rendez-vous par téléphone ou même par e-mail n’était pas réaliste. C’est pourquoi très rapidement le CNM s’est orienté vers une première solution de réservation en ligne permettant d’automatiser la gestion de planning.

Au fil de l’eau, cette dernière a montré ses limites, ne répondant pas à l’ensemble des besoins des conseillers qui cherchaient à conjuguer la gestion des rendez-vous à un CRM dans lequel il leur serait possible de retrouver le détail de chaque rendez-vous, intégrer des documents et rédiger des notes.

Il était par ailleurs essentiel au CNM de pouvoir organiser des rendez-vous à distance, mais aussi dans des lieux tierces : salle de spectacle, théâtre etc…

La solution

Forte de ces constats, l’équipe parcours usagers a dû rechercher une nouvelle solution et Agendize s’est présentée comme l’évolution la plus adéquate.

“Agendize est une solution française, le côté éco responsable et les serveurs hébergés en France […] Au final ce sont plein de petits critères qui ont fait la différence”

Thibault Cunsolo, Conseiller au CNM

Pour répondre complètement aux besoins et simplifier au maximum le travail des conseillers, le Centre National de la Musique recherchait une solution interfacée au SI et aux autres outils pour permettre de récupérer les informations de contact, les notes et plus globalement l’ensemble des détails des rendez-vous.

La réalisation de rendez-vous à distance nécessitait par ailleurs une interconnexion avec la solution de visioconférence Teams, que les conseillers utilisent quotidiennement.

L’automatisation de la création de fiche “client” à chaque nouveau rendez-vous leur permet de centraliser toutes les informations le concernant mais aussi de rajouter des notes à l’attention des autres collaborateurs. 

Le + : La fonctionnalité tags permet au CNM de trier et classer les artistes en fonction de critères pré définis par les conseillers eux-mêmes.

Les résultats

Les premiers échanges avec le CNM et les équipes Agendize ont eu lieu en octobre 2021, et la solution a pu être testée puis déployée durant une phase de transition, pour finalement totalement remplacer la solution précédente en février 2022. Depuis, d’autres licences ont été acquises pour permettre de déployer l’usage d’Agendize à d’autres services du Centre National de la Musique. 

La page de réservation de rendez-vous est aujourd’hui accessible uniquement depuis l’espace en ligne des professionnels du secteur de la musique sur le site CNM. Ces derniers doivent donc s’identifier et accéder à leur espace sécurisé pour pouvoir réserver un créneau avec un des conseillers. Cette démarche permet au Centre National de la Musique de pré qualifier les rendez-vous.

A ce jour, six thématiques de rendez-vous conseils sont réservables en ligne. Ces réunions peuvent être dispensées : 

• À distance : par téléphone ou visioconférence
• En physique : sur un lieu déjà prédéfini ou renseignée par le contact lors de la réservation

“Agendize a été un outil génial pour nous parce que ça nous permet de nous coordonner à travers une fiche client, de faire des notes et de pouvoir suivre quelques fois, parce qu’il y a des rendez-vous que l’on a régulièrement dans le cadre du développement de l’artiste, de la société qui souhaite avoir de l’aide, et dans ce cadre, ces fameuses notes sur Agendize sont très importantes pour nous.”

Paul Lavergne, Conseiller au CNM

Cette organisation permet à l’un des conseillers de réaliser l’ensemble de ces réunions à distance. Définie sur un créneau de 30 minutes, des pauses de 15 minutes entre chaque rendez-vous lui laisse l’opportunité de dépasser le temps prédéfini sans pour autant prendre du retard sur le rendez-vous suivant. Et en cas de rendez-vous urgent, les conseillers se gardent la possibilité d’ajouter des créneaux directement depuis la console Agendize. 

Si vous aussi êtes à la recherche d’une nouvelle solution de réservation en ligne plus en adéquation avec vos besoins ou souhaitez vous doter d’un tel outil pour la première fois nos chargés de clientèle se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans la digitalisation de vos parcours utilisateurs.