La digitalisation de votre entreprise est au coeur de vos préoccupations et vous souhaitez gérer votre planning de la meilleure des manières, en maîtrisant les coûts, le temps et l’efficacité ? Découvrez dans cet article les apports de chaque outil de prise de rendez-vous en ligne.

Il faut en moyenne moins de 2 minutes pour prendre rendez-vous en ligne contre 8 minutes de manière traditionnelle.

Prise de rendez-vous par téléphone

On parle ici de la manière de prendre rendez-vous la plus courante pour les clients, selon GetApp.
La prise de rendez-vous par téléphone offre au client une expérience humaine : c’est l’outil qui permet une interaction personnelle avec le client dès la première prise de contact. Cela permet une meilleure précision et un meilleur service pour détailler les choses auprès du client. Parfois, les utilisateurs sont d’ailleurs rassurés par le téléphone plutôt que par les solutions numériques. Enfin, le téléphone est dans tous les foyers depuis plusieurs décennies et est un outil maîtrisé par toute la population.
Cependant, le téléphone a ses limites. En effet, nous pouvons mentionner la limite des horaires : l’interlocuteur fait des horaires de bureau et n’est donc pas disponible à tout moment, il faut se fier aux horaires d’ouverture de l’entreprise.
De plus, la prise de rendez-vous par téléphone, ne conserve pas de trace écrite de l’échange. Nous pouvons facilement imaginer que l’interlocuteur de l’entreprise le notera dans son agenda, mais quid du client ?
En prenant note manuellement de la prise de rendez-vous téléphonique du client, des erreurs de compréhension peuvent exister et ainsi détériorer l’expérience du client (programmer un nouvel appel par exemple). Pour s’assurer d’une bonne compréhension entre les deux parties, une confirmation écrite par mail ou SMS peut être nécessaire, mais demandera encore un temps supplémentaire.

Prise de rendez-vous par e-mail

Malgré que l’échange par mail fait perdre le lien humain que l’on retrouve par téléphone, ce type de réservation en ligne va apporter la traçabilité des échanges. En effet, le fait que les choses soient écrites noir sur blanc apporte de la transparence et rassure le client concernant la prise d’informations liées au rendez-vous.

Avec la possibilité de répondre quand il souhaite, l’expérience du client est plus confortable. De plus, il est possible d’ajouter des informations comme des formulaires ou des liens vers des documents dans ces mails.

A côté de cela, le retard de réponse lié à l’échange de mails est l’un des points négatifs avec parfois un client qui peut rester sans réponse pendant plusieurs jours.

Lorsque le nombre de rendez-vous est trop important, le mail ne peut être une alternative crédible, prenant énormément de temps aux collaborateurs chargés de les traiter.

72% des consommateurs partageront une expérience positive avec 6 personnes ou plus.

 (ninetailed.io)

Prise de rendez-vous en ligne

La prise de rendez-vous en ligne, c’est l’association des outils téléphoniques et de mailing en y ajoutant plus de rapidité et d’image de marque. Vous n’avez plus à penser à vos rendez-vous mais à simplement suivre votre calendrier qui se remplit automatiquement.

Le premier point est qu’une solution de prise de rendez-vous automatise l’emploi du temps (un rendez-vous pris = un rendez-vous validé instantanément) de l’entreprise contrairement au mail qui peut donner lieu à des discussions et voir un rendez-vous annulé à cause de discussions sur la validation de celui-ci.
Son avantage principal : l’accessibilité 24h/24. À l’image du mail, le client peut faire sa demande à toute heure. Mais à la différence du mail, le client aura sa réponse lors de la réouverture de l’entreprise. Avec une solution de prise de rendez-vous en ligne, les disponibilités sont déjà mises à jour : le client n’a donc pas de délai d’attente pour savoir si son rendez-vous est validé ou non. Cette mise à jour automatique est une aubaine pour les collaborateurs qui voient donc leur charge de travail considérablement réduite.
Avec cet outil, vous paramétrez des rappels automatiques de rendez-vous pour rappeler par mail ou SMS à votre client leur date de rendez-vous et ainsi vous assurer qu’il a encore l’information.
Mais une solution de prise de rendez-vous en ligne va encore plus loin. La recette magique ? La prise de rendez-vous en ligne associée à un CRM. Cela va permettre que les données saisies par le client même lorsque vos établissements seront fermés, soient intégrées à votre CRM. Quel intérêt ? Créer des campagnes commerciales et marketing plus facilement.

Agendize, la solution qui va booster votre business

Avec Agendize, vous pouvez directement créer vos campagnes d’e-mailing à la suite de la prise de rendez-vous en ligne. Avec notre solution, personnalisable et intégrable à votre environnement, vous avez avec vous le compagnon idéal pour améliorer l’expérience de vos clients en amont, pendant et en aval du rendez-vous.

Vous souhaitez discuter des spécificités de votre entreprise pour l’intégration d’une solution de prise de rendez-vous ? N’hésitez pas à contacter l’un de nos conseillers.