Digitalisation des collectivités : quels sont les enjeux ?

Débutée dans les années 1990, la transformation numérique des administrations publiques est un processus long et fastidieux. Pour autant il est d’une nécessité absolue pour répondre aux besoins grandissants des citoyens. Même si les collectivités prennent peu à peu conscience de l’importance du numérique au sein de leurs structures, la réglementation a également un rôle à jouer dans cette prise de conscience.

A l’image du RGPD qui a permis aux collectivités de partager la responsabilité de confidentialité des données ou plus récemment, ou encore du Plan Action publique 2022 qui vise à redessiner complètement le modèle de l’action public en y intégrant une dimension digitale ; de nombreuses mesures ont été mises en place permettant de mener à bien ce projet sur le long terme.

Zoom sur les bénéfices que présentent la digitalisation des collectivités territoriales pour les agents et les citoyens

Moderniser l’image des administrations publiques

Nombreuses sont les collectivités qui peinent à se débarrasser de leurs anciennes habitudes de travail. Pourtant il existe désormais de nombreux logiciels qui facilitent le travail des administrations publiques.

En effet, avec le digital, les usagers ont plus facilement accès aux informations qu’ils recherchent. De ce fait, les secrétariats sont moins engorgés et les agents peuvent s’adonner d’autres tâches. En plus de cette optimisation du travail qui rendra les services plus performants, l’utilisation du digital génère également une meilleure notoriété et une image plus jeune et dynamique auprès des citoyens. Une démarche 100% gagnante !

En 2016, la demande rendez-vous pour les demandes de passeport / CNI était déjà dans le top 3 des services numériques les plus plébiscités

Laposte / Docaposte

Simplifier les démarches administratives

L’essor de la technologie ces dernières décennies ont profondément changé les attentes des usagers français. Ces derniers sont désormais plus avertis, plus exigeants et à la recherche de toujours plus d’efficacité et de rapidité. Par ailleurs, ils recherchent également plus de proximité et de personnalisation dans leurs relations qu’elles soient commerciales ou administratives.

85,2% des Français utilisent internet au quotidien
Médiamétrie, avril 2021

Pour répondre à ces nouvelles habitudes des usagers, le digital s’impose comme une réponse pertinente pour les collectivités. En effet, le digital répond au besoin d’instantanéité des citoyens en rendant vos services disponibles 24h/7j. Internet permet à vos usagers de trouver  les informations utiles en quelques clics plutôt que de patienter au téléphone ou à l’accueil de vos services.

Car en effet, la relation avec vos usagers démarre dès le premier contact. Or, de plus en plus souvent, celui-ci s’effectue en ligne via une recherche ou via la consultation de votre site internet. Le défi auquel répondent ces solutions digitales: réussir ce premier contact alors même que vous ne le vivez pas en temps réel.

Le numérique simplifie les démarches et améliore la qualité des services

Améliorez la productivité

Plus qu’une amélioration de l’expérience utilisateur, la digitalisation permet aux collectivités d’automatiser les tâches répétitives et chronophages. Le temps gagné peut être investi sur des missions à plus forte valeur ajoutée améliorant ainsi la productivité des équipes. Parmi ces outils, la prise de rendez-vous en ligne permet aux citoyens de réserver un créneau 24h/7j tout en désengorgeant votre standard téléphonique. La gestion de planning est automatisée, les doublons de rendez-vous sont supprimés et les notifications de rappel de rendez-vous permettent de diminuer de 40% le nombre de rendez-vous non honorés.

Conscient de cette nécessité de digitalisation du service public, le gouvernement a multiplié les démarches. Début mars 2021, le Ministère de la transformation de la fonction publique présentait l’Agenda de 400 jours pour accélérer la transformation numérique de l’Etat. Parallèlement des plateformes tel que le catalogue GouvTech ont vu le jour. Cette dernière répertorie un ensemble de logiciels et de solutions numériques à destination des administrations.

La prise de rendez-vous en ligne pour les collectivités

Bien plus qu’un logiciel de réservation en ligne, Agendize propose de nombreuses fonctionnalités qui répondent aux problématiques du secteur public. Vous accompagnant dans vos tâches quotidiennes pour booster votre productivité et améliorer votre relation usagers, administrés.

En interne, la synchronisation bi-directionnelle des agendas externes permet d’avoir une vision globale de l’activité. Notre CRM automatisé permet de sauvegarder le résumé des interactions passées et à venir avec vos usagers. Les documents transmis sont stockés sur la plateforme vous permettant ainsi de les retrouver facilement.

Enfin la sécurité de vos données étant primordiale, nos serveurs sont hébergés en France par des fournisseurs mettant en œuvre des protections 24/7. Nous disposons par ailleurs de la certification Hébergeur Données de Santé !