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Workflows : La clé pour construire votre stratégie de marketing automation

20 juillet 2022 | Claire


Modifié le 22/07/22 | 6 minutes de lecture


Digitalisation

Utilisés par de nombreuses entreprises, les workflows sont au cœur des stratégies de marketing automation et de lead nurturing. Ils sont l'outil idéal pour permettre aux équipes Marketing & Sales de se dégager du temps tout en optimisant le travail de prospection. 

Vous ne savez pas par où commencer ? On vous livre tous les secrets pour créer des workflows efficaces ! 

Qu’est ce qu’un workflow

Un workflow ou “flux de travail” en français est un outil qui permet de planifier et automatiser des actions marketing comme l’envoi d’une newsletter. Ces actions s’enclenchent automatiquement à partir d’un élément déclencheur dit “trigger”. 

L’objectif des workflows est de permettre aux équipes Sales & Marketing de gagner du temps dans la gestion de leur tâche quotidienne grâce à l’automatisation. Les workflows permettent ainsi d’envoyer un email de bienvenue dès qu’une soumission de formulaire d'inscription est enregistrée.

Avant de vous lancer dans la configuration de vos workflows, vous devez avoir définit 3 éléments clés :

  • Votre cible : le segment de clientèle que vous souhaitez adresser via ce workflow
  • L’objectif : celui que vous souhaitez atteindre grâce à ce workflow
  • Le parcours : lui même découpé en étapes

Comment créer vos workflows

Les workflows se composent de 3 éléments :

  • Un déclencheur
  • Des conditions
  • Une action

1 Le déclencheur

Il est l'événement qui va être à l’origine de l’action. Il s’agit en général d’une action faite par vos prospects ou clients mais cela peut aussi être une donnée à l’image d’une date. 

A titre d’exemple, le déclencheur peut être la prise d’un nouveau rendez-vous ou bien la date d’anniversaire d’un contrat.

Déclencheur workflow

2 Les conditions

Ce sont ces dernières qui permettent de rendre vos workflows intelligents. Elles vous permettent de créer des embranchements à vos workflows en fonction de filtres pré définies. Ces embranchements vous permettent d’envoyer le contenu qui sera le plus pertinent pour votre cible en fonction de son profil. 

Conditions workflow

3 L’action

Les actions sont les étapes par lesquelles vont passer vos prospects et clients une fois entrés dans vos workflows. Elles constituent les étapes clés de vos scénarios. Les actions peuvent prendre de multiples formes à l’image de l’envoi d’un mail ou SMS ou encore de l’ajout d’une note à la fiche client.

Action workflow

 

A lire : Les avantages de la prise de rendez-vous en ligne pour vos clients

3 exemples de workflows à mettre en place pour votre stratégie de marketing automation

1 Le workflow de bienvenue

Facile à mettre en place, le workflow de bienvenue se déclenche lorsqu’un visiteur sur votre site internet a rempli un formulaire de demande de contact, d’inscription à la newsletter… Il envoie automatiquement un email. L’email envoyé constitue le premier contact avec votre visiteur, il a donc toute son importance dans votre démarche de conversion. 

Pourquoi mettre en place un workflow de bienvenue :

  • Nouer un premier contact avec vos clients potentiels
  • Vérifier la validité des informations renseignées dans le formulaire
  • Présenter l’ensemble de vos offres et services
  • Partager votre lien de réservation en ligne pour obtenir plus de rendez-vous

2 Le workflow lié à un événement

Créé pour faciliter le travail des équipes Sales & Marketing lors de la création d’évènement à l’image d’un webinar, d’un atelier, d’un salon mais aussi de ventes privées ou tout autre événement propre à votre activité, ce workflow fait la promotion de votre événement en invitant vos contacts à s’inscrire. 

Les avantages des workflows liés aux événements :

  • Inviter vos contacts existants à s’inscrire à l’évènement
  • Enrichit la base de données clients avec de nouveaux contacts
  • Automatise l’envoi des notifications de rappels

3 Le workflow de relance

Le workflow de relance ou de réactivation permet de faire face au lot de contact inactifs en leur communiquant divers contenus correspondants à leur profil. Le déclencheur est bien souvent le délai depuis la dernière interaction de vos contacts avec l’un de vos contenus. Si à la fin du workflow aucune nouvelle interaction n’a été enregistrée alors le contact sera supprimé. 

Les workflows de relance sont aussi employés suite à l’abandon d’un panier. Dans ce cas, un email est envoyé au client pour lui rappeler qu’il a un panier en attente. Une offre promotionnelle peut être jointe ainsi qu’un lien de prise de rendez-vous pour répondre aux freins rencontrés lors de l’achat. 

Pourquoi créer un workflow de relance :

  • Attribuer des notes aux contacts inactifs grâce au lead scoring
  • Transformer des contacts inactifs en clients fidèles
  • Comprendre les irritants clients et y répondre
  • Proposer un rendez-vous téléphonique, visio ou physique pour répondre aux éventuelles questions

4 conseils pour créer des workflows efficaces

Définir un objectif précis

Comme pour toutes stratégies, il est essentiel de définir l’objectif visé lors de la création d’un workflow. Pour cela, demandez-vous ce que vous souhaitez obtenir. Il peut s’agir du téléchargement d’un contenu, de l’inscription à une liste de diffusion, la réservation de rendez-vous, la mise en place d’une stratégie de maturation de lead

Appuyez-vous sur la méthodologie des objectifs SMART pour vous aider à les définir. 

Objectif SMART

L’objectif permet de définir le déclencheur mais aussi les différentes étapes de votre parcours afin d’éviter les conflits entre workflows ou les boucles infinies dont vos contacts ne peuvent sortir. A titre d’exemple, il est inutile d’inscrire un prospect venant de prendre rendez-vous à un workflow dont cela est l’objectif. Pour éviter ce type d’écueil, il est nécessaire d’ajouter des conditions : si/sinon.

Construire différents scénarios

Tous vos contacts et clients ne se ressemblent pas. C’est pour cela qu’il est essentiel de les catégoriser par liste en fonction de critères pertinents pour votre activité : genre, situation géographique, maturité du lead, montant moyen des dépenses… Ces critères sont incontournables afin de vous permettre d’envoyer des communications pertinentes à votre clientèle. Dans le cas inverse vous risqueriez de perdre en crédibilité et voir vos contacts se désinscrire de l’ensemble de vos communications.

Si ce n’est pas déjà le cas, créer des listes de contacts en fonction des comportements est un moyen infaillible pour cibler efficacement votre audience et ainsi les inscrire dans les bons workflows. 

Tester les workflows

La création de workflows peut rapidement devenir un casse-tête avec ces nombreuses branches. Pour bien faire commencer à matérialiser ce dernier par écrit afin de ne passer à côté d’aucunes étapes essentielles au bon déroulé de ce dernier. Pensez à les tester avant la mise en ligne pour déceler toute erreur potentielle. 

Mettre à jour les workflows

Vérifiez les statistiques de vos workflows quelques semaines après les avoir activés. Les données sont des valeurs objectives et fiables vous permettant d’améliorer vos stratégies. De ce fait si vous obtenez :

  • Un taux de clics trop bas : modifiez le contenu et améliorez vos CTAs
  • Un taux d’ouverture trop faible : vérifier la délivrabilité de vos emails et modifier votre ligne d’objet
  • Un taux de désinscription important : revoyez la fréquence d’envoi 

 

Vous disposez désormais de tous les éléments nécessaires pour créer des workflows efficaces et ainsi développer votre stratégie de marketing automation

 

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Cet article a été écrit par
Claire