Le SDIS, Service Départemental d'Incendie et de Sécurité, de l'Aube en charge de la prévention, protection et de la lutte contre les incendies a récemment fait appel à notre solution : Découvrez comment ce dernier gère les rendez-vous de vaccination Covid grâce à notre solution de prise de rendez-vous en ligne 

"Nous n'avons pas eu à nous adapter, c'est vraiment la solution qui s'est adaptée à notre demande et à notre besoin"

Sophie Stein, Cadre de Santé du SDIS 10

Fonctionnalité utilisée :

Prise de rendez-vous en ligne

Challenge : 

Au vu du contexte sanitaire dû à la crise du Covid-19, le SDIS de l'Aube a mis en place la vaccination à destination des 2500 sapeurs pompiers du département. Travaillant à l'origine avec un tableau Excel celui-ci a rapidement montré ses limites en termes de suivi et de prise de rendez-vous. Il était dès lors nécessaire pour le SDIS de mettre en place une solution innovante leur permettant de proposer et gérer en toute simplicité les rendez-vous pris. 

La solution : 

Fort de ce besoin, le service de santé s'est rapproché du service informatique pour rechercher la solution qui répondrait à leurs attentes. C'est ainsi qu'ils se sont orientés vers Agendize. Les nombreuses fonctionnalités comme possibilités ont tout de suite su répondre aux contraintes auxquelles faisait face le SDIS.

"On est très satisfait de l'accompagnement qui est fourni"

Sophie Stein, Cadre de Santé du SDIS 10

 

Mis en place dans un premier temps uniquement à destination des sapeurs pompiers du département, il était nécessaire pour le SDIS de restreindre l'accès à la prise de rendez-vous à cette seule et unique population cible.

En parallèle, le SDIS a nécessité une gestion particulière des succursales. En effet, en plus d'un centre "classique" le SDIS propose un centre de vaccination mobile. Il s'agissait dès lors de proposer une gestion intelligente des créneaux horaires prenant en compte les dates et horaires de présence dans chacun des points de rencontres.

 

 Les + qui font la différence d'Agendize

 

Agendize

Les résultats : 

Le parcours de prise de rendez-vous est simple : dès la mise en place de la solution au mois de février dernier le service santé du SDIS 10 a prévenu le personnel concerné par l'envoi d'un email en offrant trois possibilités de prise de rendez-vous : via internet grâce à une URL ou un QR Code ou alors pour ceux qui préfèrent, par téléphone. Le rendez-vous enregistré, un email de confirmation est envoyé. Suivent un rappel email et SMS quelques jours avant la date afin d'éviter un oubli et dans le cas d'un imprévu, de proposer l'annulation et la re-planification du rendez-vous.

En termes de bénéfice, la solution a offert un véritable gain de temps au secrétariat du SDIS, lui épargnant ainsi la gestion du flux d'appel téléphonique ainsi que la gestion papier des rendez-vous et lui évitant ainsi la saturation de son standard.

Fort de cette expérience, le SDIS de l'Aube envisage à terme d'étendre la prise de rendez-vous à d'autres de ses activités comme la prise de rendez-vous à la visite médicale pour les pompiers, avec relances automatisées à l'approche de l'échéance de la précédente, permettant ainsi de soulager le secrétariat de la charge de travail que représente la gestion de planning. 

 

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Ecrit par Claire