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La réservation en ligne pour les établissements scolaires

21 septembre 2021 | Agendize


Modifié le 21/09/21 | 5 minutes de lecture


Prise de rendez-vous en ligne

Depuis quelques années, les établissements scolaires ont de plus en plus recours à des solutions en ligne pour gérer leur agenda. Elles constituent une manière pertinente d’optimiser votre temps de travail, tout en offrant de vrais avantages à vos étudiants. Voici donc une présentation complète des bénéfices d’une solution de réservation en ligne intégrée à votre site web et votre page Facebook.

Simple et pratique, l’agenda en ligne donne la possibilité à vos étudiants de prendre rendez-vous depuis une interface prévue à cet effet sans avoir à passer par un appel téléphonique. La plateforme affiche les disponibilités des employés de votre école (administration, professeurs, intervenants, directeur…) et les élèves choisissent à leur guise le jour et l’heure qui leur conviennent. Ainsi, ils peuvent prendre facilement et rapidement un rendez-vous, s’inscrire à vos événements et journées portes ouvertes.

La réservation en ligne entraîne une baisse significative des appels téléphoniques. Vos employés gagnent du temps et peuvent le consacrer à d’autres tâches. Plus besoin d’une intervention humaine pour prendre les rendez-vous et envoyer une confirmation par email ou sms. Tout le processus est informatisé et automatisé. Vous pouvez même automatiser des rappels de rendez-vous 24h ou 48h avant le jour J.

Gagnez du temps avec la réservation en ligne 

L'agenda digital au service des écoles et universités

Les professeurs et élèves d’un même établissement sont régulièrement amenés à se côtoyer : inscriptions, réunions, séminaires, cours... Afin de faciliter ces rencontres, il peut être judicieux d’utiliser une solution d'agenda digital.

Le principe est simple, il suffit d’intégrer l’outil d'agenda digital à votre site web, et de le configurer selon vos préférences : couleurs, logos, et autres options. L'agenda digital est ensuite prêt, il suffit d'ajouter tous les cours/séminaires et autres événements avec la date le lieu et autres informations essentielles, ainsi que les membres du personnel. Par la suite, les élèves de votre école ou université n’ont plus qu’à se rendre sur l'agenda digital, et sélectionner le créneau de rendez-vous qui leur convient. Toutes les informations relatives aux planifications sont envoyées par  notifications SMS et/ou par email.

 

Les avantages de l'agenda en ligne sont multiples :

👉Un accès à l’e-agenda 24/7
👉Des calendriers élèves/enseignants synchronisés
👉Des informations centralisées dans une seule et même interface
👉Une gestion simplifiée pour votre école / université
👉Et des plannings optimisés !

Simplifiez l’organisation interne de votre établissement scolaire

La gestion des cours, des enseignants et des salles peut être un véritable casse-tête. En effet, trouver un enseignant et une salle disponible, sans que le créneau horaire choisi ne se chevauche dans l’emploi du temps de vos étudiants, n’est pas une tâche facile sans logiciel adapté. Relaxez-vous : avec une solution en ligne, la gestion est simplifiée et vous gardez le contrôle sur les emplois du temps.

Les paramètres de cette solution sont multiples. Vous pouvez, par exemple, ajouter des congés ou des vacances en toute simplicité et gérer votre établissement scolaire à distance, depuis votre ordinateur, mobile, ou tablette. Accédez à l’historique des cours de vos élèves et paramétrez des rappels de cours ou événements pour limiter l’absentéisme. Ils n’auront plus d’excuse pour les avoir oubliés !

 

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Apprenez à mieux connaître vos étudiants

La plupart des universités ne connaissent pas vraiment leurs étudiants et présument bien des choses à leur sujet. Avec un rapport d’analyse, vous comprendrez mieux les points forts/ faibles de votre école ainsi que les attentes de vos étudiants.

Suivez les résultats de votre école grâce à des rapports d’analyse. Consultez vos cours, événements, ateliers… et le nombre de réservations effectuées au cours des dernières semaines. Par ailleurs, identifiez les plus populaires et les jours les plus demandés pour les rendez-vous. Utilisez ces informations pour satisfaire davantage vos étudiants et améliorer vos cours en fonction.

Profitez également du fichier étudiants pour organiser leurs informations et données au cas par cas. Vous pouvez ajouter des tags comme « Président du BDS », « recherche de stage en Chine », « en retard » afin de personnaliser le profil de vos étudiants. Toutes les modifications et les mises à jour apportées sont instantanément synchronisées sur l’ensemble de vos appareils et pour tout le personnel.

 

Communiquer sur votre établissement scolaire

Envoyer des newsletters à vos étudiants est une solution efficace pour qu’ils se sentent plus impliqués dans votre école. En effet, vous allez créer un lien avec eux, ils se sentiront privilégiés d’être les premiers au courant sur ce qu’il se passe dans leur établissement scolaire.

Pensez donc à informer régulièrement vos étudiants sur ce qui s’est passé dans l’école et annoncez les futurs événements dans la newsletter du mois. Par exemple, si votre université organise bientôt la remise des diplômes, envoyez une newsletter aux étudiants des promotions concernés et ajoutez un bouton “s'inscrire” en bas de votre newsletter pour qu’ils puissent le faire directement sur la plateforme. C’est un moyen efficace pour les informer et les inciter à s’inscrire rapidement puisque cela s’effectue en quelques clics.

Le conseil Agendize :

N’oubliez pas que plus de 70% des 18-24 ans consultent leurs mails sur leur smartphone. Votre newsletter doit donc impérativement s’adapter et s’afficher correctement sur les petits écrans.

 

Si le sujet vous intéresse vous pouvez dès à présent contacter nos équipes pour demander votre démo en cliquant sur le bouton ci-dessous : Demandez votre démo

Cet article a été écrit par
Agendize