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Passeports et CNI, accélérez le traitement en mairie

29 novembre 2022 | Rémi


Modifié le 29/11/22 | 6 minutes de lecture


Digitalisation

Encore en 2022,  la réalisation de papiers d'identité est un vrai parcours du combattant. Plusieurs mois d'attente peuvent être nécessaires pour obtenir le précieux sésame. Un temps qui peut handicaper les citoyens dans leurs projets. 

L’augmentation du nombre de demandes étant en augmentation, les administrations se retrouvent dans l’obligation d’adapter leurs services pour répondre au mieux aux demandes des administrés.

58% des français surveillent plus leurs papiers d'identité que le reste de leurs biens.

Enquête CSA

La nécessité d’un passeport valide

Les papiers d'identité sont utiles pour les démarches administratives à réaliser au cours de la vie et au quotidien, comme les concours ou examens. Ils ont également un rôle important dans nos projets privés. Par exemple, lors d'un voyage à l'étranger le passeport devient un besoin nécessaire à sa réalisation.

Leur durée de vie limitée (10 ans pour un passeport, 15 ans pour la Carte Nationale d'Identité) impose d'en faire la demande plusieurs fois au cours de notre vie. Sans compter la possibilité de perdre ces documents qui peut avoir d'importantes conséquences et qui nécessitent le dépôt d'une déclaration de perte au commissariat pour vous couvrir d'éventuelles suites comme l'usurpation d'identité.

Tous ces éléments font qu'il est important de les conserver en lieu sûr et d'anticiper les démarches.

8% des français ont déjà été victime d'usurpation d'identité.

Enquête CSA

L’attente pour obtenir un passeport ou une CNI

La réalisation des papiers administratifs peut nécessiter un rendez-vous en présentiel avec des délais longs. Trop longs. Dans certaines mairies, il faut parfois plus de 9 mois pour obtenir un rendez-vous ! Si la demande n’a pas été anticipée, la remise en question des projets peut devenir une réalité.

Malgré la mise en place du site de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés par le gouvernement permettant de réaliser une pré demande de papiers d’identité directement en ligne, les étapes à franchir entre l’enregistrement du dossier et la remise en main propre du document prennent encore beaucoup de temps. Rencontrer un conseiller administratif peut rassurer les citoyens les moins avertis, notamment grâce à la prise en charge et le suivi que ce dernier peut apporter.

Côté collectivités, la gestion des appels et des plannings de rendez-vous peut rapidement devenir un casse-tête faisant perdre un temps précieux aux employés.

Les exigences grandissantes des particuliers poussent les collectivités à se moderniser en adoptant des outils digitaux simplifiant l’accès à leurs services et améliorant leur productivité.

Quels sont les avantages de la prise de rendez-vous en ligne pour les mairies ?

La réalisation des papiers d'identité est une réelle source de stress et d'inquiétude pour beaucoup de citoyens. 

Afin de simplifier au maximum les démarches administratives et offrir une expérience optimale aux administrés, il est essentiel pour les collectivités d’offrir des réponses claires et précises 24h/7j. 

Le canal de communication s’y prêtant le plus et sans hésitation internet. Il est de ce fait incontournable pour les administrations d’avoir une vitrine : qu’il s’agisse d’un site internet, de pages sur les réseaux sociaux ou tout simplement d’une fiche Google My Business. Ces supports, dès le moment où les informations sont tenues à jour, constituent un “lieu” idéal permettant de répertorier les informations essentielles aux citoyens : coordonnées de contact, horaires d’ouverture, services dispensées mais aussi et surtout lien de réservation en ligne !

Au-delà de répondre aux besoins d’instantanéité qu’à fait naître la digitalisation de nombreux processus, la réservation en ligne offre de multiples avantages en termes d’organisation interne.

Un tel outil vous permettra de désengorger votre standard téléphonique. Vous pouvez par ailleurs personnaliser le message d’accueil pour informer vos usagers de votre nouvel outil. Le temps ainsi gagné à ne plus répondre aux nombreux appels peut être réinvesti dans des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre activité.

Côté citoyen, un tel outil leur permet de gagner du temps dans leurs démarches administratives et de s’affranchir de nombreuses contraintes à l’image des horaires d’ouverture des standards téléphoniques pour la prise de rendez-vous. 

Lors de la demande deux options s’offrent aux usagers :

  • Prendre rendez-vous en mairie pour réaliser le dossier de demande
  • Faire une pré demande sur le site de l’ANTS pour gagner du temps

Le recours à la pré-demande en ligne permet d’accélérer considérablement le temps de recueil en mairie. Dans ce cas-ci, le processus de prise de rendez-vous en ligne dispensé par Agendize se met en place dès la pré demande finalisée.

1. La pré-demande réalisée, les particuliers peuvent prendre rendez-vous directement depuis le lien de réservation en ligne de votre mairie, disponible sur votre site internet, fiche d’établissement Google ou encore réseaux sociaux. Ce dernier peut aussi se présenter sous la forme d’un QR Code qu’il est possible d’afficher sur votre panneau d’information.

 

2. Le rendez-vous enregistré, le citoyen reçoit une notification email et/ou SMS de confirmation. De votre côté, le rendez-vous apparaît dans votre planning, il n’est donc plus disponible à la réservation ce afin d’empêcher un doublon de rendez-vous sur un même créneau.

 

3. Quelque temps avant le rendez-vous un rappel lui sera envoyé. Ce dernier peut être personnalisé pour lui rappeler la liste des documents à apporter le jour J

 

4. Le rendez-vous réalisé, une nouvelle notification est envoyée pour confirmer que le dossier est complet et que la demande a bien été transmise au service concerné pour lancer la fabrication. Cette dernière notification est d’ailleurs l’occasion de recueillir le retour d’expérience pour vous permettre d’améliorer vos services.

 

5. Enfin lors de la réception du document d’identité, il est aisé de renvoyer un SMS au demandeur pour l’informer qu’il peut venir dès à présent retirer son titre.

 

Voir comment la ville de Barr à intégrer Agendize à son site internet pour gérer les demandes liés au service de l’état-civil

 

2.6 millions de passeports ont été produits en France en 2021

ANTS

Pourquoi choisir Agendize pour sa mairie ?

Au-delà de la fonction première de réservation en ligne de rendez-vous et gestion de planning, Agendize intègre de nombreuses fonctionnalités propre à l’engagement client pour vous permettre de mesurer et améliorer la satisfaction de vos administrés. L’onglet rapport présent dans l’outil vous permet de garder un œil sur vos statistiques d’activités à l’image du nombre de rendez-vous mais aussi du motif de rendez-vous le plus plébiscité ex : CNI ou passeport.

Par ailleurs, la solution dispose par ailleurs de son propre CRM contenant un historique des interactions avec chaque administré. Les documents transmis sont stockés sur la plateforme vous permettant ainsi de les retrouver facilement. 

Agendize s’interface avec de nombreux outils pour vous faciliter votre travail. Il est donc possible de synchroniser un agenda Google, Microsoft ou encore Outlook de sorte à ce que vos rendez-vous Agendize s’affiche sur votre second agenda et inversement.

Pour simplifier l'identification des demandeurs, Agendize s’intègre avec France Connect.

Enfin, pour protéger les données nous avons fait le choix d’un hébergement français assuré par des fournisseurs mettant en œuvre des protection 24h/7j.

 

Cet article vous a donné envie d’en apprendre plus sur les bénéfices que pourraient vous apporter une solution de prise de rendez-vous en ligne ? Vous pouvez prendre rendez-vous avec un chargé de clientèle en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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Rémi