Le moment tant attendu des vacances est arrivé ! L'heure est alors à l'organisation de votre absence au bureau. Entre les tâches à boucler immédiatement et celles à déléguer avant votre départ, vos dernières heures de travail s'apparentent à une véritable course contre la montre. Mais ce n'est pas tout, vous savez déjà qu'à votre retour, votre boîte email sera pleine et que certaines tâches urgentes vous attendront. Alors, comment partir en vacances sereinement sans avoir l'impression de simplement remettre sa charge de travail à plus tard ? Nous vous livrons quelques conseils dans cet article !
Prévenez à l'avance vos clients et collaborateurs de votre absence
Afin d'éviter tout malentendu avec votre équipe, communiquez leur au moins 1 mois à l'avance vos dates d'absence. Cela laissera du temps aux collaborateurs qui dépendent de vous, de pouvoir s'adapter à votre absence et s'organiser autrement.
La méthode la plus efficace pour prévenir tout le monde, c'est d'inclure vos dates d'absence dans votre signature électronique plusieurs semaines à l'avance. Voici un exemple :
"Bonjour, Je serai absent(e) du [xxxx] au [xxxx] inclus. N'ayant pas accès à ma messagerie durant cette période, je prendrai connaissance de votre e-mail à mon retour. En cas d'urgence, vous pouvez contacter [xxxx] à cette adresse : [xx@xxxx.com]."
En suivant ce premier conseil, vous prouverez à vos clients comme à vos collaborateurs que vous êtes organisé(e) et que vous faites preuve d'efficacité dans le relai des dossiers.
Renseignez votre période d'absence dans votre agenda électronique
En renseignant votre période d'absence dans votre calendrier électronique, les éventuels collaborateurs qui ne sont toujours pas informés de votre absence le seront désormais, en consultant votre agenda.
De plus, cela évite que certains rendez-vous se positionnent sur vos jours d'absence. En effet, si vous disposez d'une solution de prise de rendez-vous en ligne telle qu'Agendize, la synchronisation entre votre agenda et la prise de rendez-vous en ligne s'effectue en temps réel. Cela permet qu'une fois que vous avez renseigné votre absence dans votre agenda, les dates concernées soient indisponibles à la prise de rendez-vous en ligne.
Et avec Agendize ?
Vous partez en vacances ? Il suffit de rentrer les dates d'indisponibilités dans votre fiche équipier pour empêcher la prise de rendez-vous sur cette période.
Vous fermez temporairement votre business le temps de quelques jours, semaines pour profiter des beaux jours ? Là aussi la solution est simple et rapide ! Comme pour un équipier rendez-vous dans les paramètres de votre entreprise pour rentrer vos dates de vacances !
Automatisez certaines tâches
Il peut arriver que vous ne puissiez pas déléguer ni reporter certaines tâches, car il est de votre ressort de le faire en temps et en heure. Il n'est pas pour autant impossible de prendre des vacances, n'ayez crainte !
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En effet, il existe désormais des outils digitaux qui permettent d'automatiser certaines tâches.
Par exemple, si vous avez des e-mails à envoyer impérativement pendant vos vacances, préparez-les et programmez leur envoi à la date et l'heure souhaitée. Des outils tels que Right Inbox ou Boomerang vous permettront de les programmer d'avance. Ou tout simplement, si vous utilisez Gmail, voici la démarche à suivre :
- Rédigez votre email
- Une fois celui-ci prêt à l'envoi, cliquez sur la flèche présente juste à côté du bouton "envoyer" et renseignez la date et l'heure à laquelle vous souhaitez l'envoyer
Organisez votre retour
Pour réussir à partir en vacances sans stress et ne pas être débordé au retour, il y a un dernier élément très important qui est pourtant souvent délaissé. Il s'agit d'organiser son retour à l'avance. En effet, si organiser son départ avant les vacances nous paraît naturel, organiser son retour avant les vacances ne l'est pas autant pour tout le monde. Or, en faisant cela, vous répartirez votre charge de travail sur plusieurs jours, plutôt que d'essayer de tout gérer dès le premier jour de reprise. Pour cela, planifiez vos rendez-vous importants à votre retour et réservez des créneaux pour travailler sur vos projets importants. Créneaux, que vous renseignerez sur votre agenda électronique afin de les rendre indisponibles à la prise de rendez-vous en ligne.
Enfin, ne planifiez aucun rendez-vous pour la première journée suivant votre retour afin de pouvoir traiter les éventuelles urgences.
Pour atténuer l'impact de votre départ en vacances, prévenez à l'avance vos clients et collaborateurs de votre absence, renseignez votre période d'absence dans votre agenda électronique, automatisez certaines tâches et organisez votre retour. Tels sont nos 4 conseils qui vous permettront de passer des vacances paisibles et entièrement déconnectées de votre travail.
Bonne vacances !
