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La gestion des rendez-vous en ligne : La ville de Tinqueux en témoigne.

Rendez-vous en ligne

La gestion des rendez-vous en ligne : La ville de Tinqueux en témoigne.

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La multiplication des canaux a rendu complexe la gestion des rendez-vous pour de nombreuses villes et communautés de commune . Pour répondre efficacement aux nouvelles exigences des citoyens et améliorer de ce fait leur expérience, la ville de Tinqueux a décidé de digitaliser la prise de ses rendez-vous.

Grâce aux solutions digitales d'Agendize et notre partenariat avec Orange Business services, la ville dispose désormais de nouveaux outils pour gagner du temps et améliorer la gestion des rendez-vous avec ses citoyens.

 

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En quoi le digital a-t-il  permis à la ville  d’optimiser la gestion de prise de rendez-vous ?

Avant l’avènement du numérique, la gestion des rendez-vous occupait la majeure partie du temps des employés de la ville. Véritable activité chronophage, la gestion des rendez-vous implique une disponibilité permanente du personnel pour répondre le plus rapidement possible aux différentes préoccupations des citoyens et répondre a leurs besoins de façon plus rapide.

Même en étant parfaitement organisée, la ville de Tinqueux voulait gérer le nombre d’appels très élevé lié aux prises de rdv pendant la journée. La ville a donc opté  pour les solutions de prise de rendez-vous en ligne pour optimiser le temps de tous les intervenants.

Avant l’ère numérique, la ville perdait du temps à enregistrer fréquemment sur papier des rendez-vous et devait aussi attendre pour recevoir tous les documents. 

Par ailleurs, il faut noter qu’il était également impossible pour les employés d’accéder à distance à l’agenda ou au planning de la ville et de pouvoir le modifier en temps réel.

Enfin, la communication par téléphone était à l’époque le canal le plus utilisé lors des interactions entre la ville de Trinqueux et ses citoyens . 

 

 Qu’apporte l’innovation digitale dans la gestion des rendez-vous et du planning ?

L’innovation digitale rend possible la gestion en ligne et en temps réel de rendez-vous pour votre activité, réduisant du coup les flux d’appels.

En effet, l’innovation digitale dématérialise et simplifie entièrement la gestion de vos rendez-vous et de votre planning. Ainsi, les solutions digitales permettent une synchronisation entre votre planning, votre messagerie et votre agenda en ligne.

De plus, grâce à la prise de rendez-vous en ligne depuis votre site Internet ou votre page Facebook (ou autre réseau social), vos citoyens et clients peuvent choisir instantanément un créneau horaire qui leur convient. Il est possible de vous déplacer avec votre agenda en ligne et par conséquent de rester informé sur les rendez-vous à venir.

Grâce à l’innovation digitale, vos citoyens disposent aujourd’hui d’une multitude de canaux digitaux pour interagir avec votre Mairie et prendre rendez-vous rapidement.

En raccourcissant davantage le parcours client, le digital vous permet de répondre le plus rapidement possible aux demandes de vos concitoyens.

Quels sont les avantages des solutions de prise de rdv en ligne ?

Les solutions de prise de rdv en ligne sont dédiées à nombreuses entreprises et collectivités.

 Quel que soit votre secteur d’activité, ces solutions assurent une prise en main rapide et une utilisation facile. C’est ce que Agendize a mis en place, et cela lui permet d’augmenter sa productivité, mais aussi augmenter la satisfaction des citoyens.

En quelques clics seulement, vos citoyens peuvent prendre librement rendez-vous avec vos équipes à n’importe quel moment et envoyer tous les documents requis.

En plus de pouvoir partager votre agenda en ligne avec tous vos collaborateurs, vous pouvez le personnaliser pour une mise en évidence de vos disponibilités.

Grâce à la prise de rdv en ligne, vous disposez d’un historique complet des interactions  et vous pouvez ainsi améliorer votre connaissance des besoins qui s'y rattachent.

Par ailleurs, les solutions de prise de rdv vous permettent d’envoyer des rappels automatiques par e-mail ou par SMS, et ceci pour tous les rendez-vous afin de leur éviter des oublis ou des retards.

En résumé, les solutions de prise de rdv permettent à vos collaborateurs de gagner en temps et en efficacité.

 

Pourquoi la ville de Tinqueux a choisi Agendize pour dynamiser ses process ?

 

La ville de Tinqueux est une commune française de plus de 10 000 habitants dont le Maire avait pour  priorité d'apporter aux citoyens de la modernité et des e-services.

La prise de rendez-vous en ligne d'Agendize présentait l'avantage de laisser leur autonomie à la fois au personnel administratif et aux citoyens. Pour chaque démarche administrative ou besoin de matériel, ces derniers sont renvoyés à la prise de rendez-vous en ligne qui donne accès aux agendas du personnel administratif.

A chaque rendez-vous pris, l'agent administratif est libre d'accepter le rendez-vous, de suggérer une modification d'horaire ou de le refuser. La console présente également l'avantage de générer des rappels de rendez-vous automatique par email et par SMS pour les deux parties, ce qui réduit considérablement le risque de rendez-vous manqués.

Le CRM Agendize présente également l'avantage de permettre au personnel administratif de consulter la liste des livreurs rapidement et de les contacter en un clic. 

 

L’avènement du numérique a bouleversé profondément les modes de gestion des rendez-vous au sein des villes et des entreprises. Pour ne pas perdre la satisfaction des citoyens , plusieurs collectivités adoptent de plus en plus des solutions de prise de rdv en ligne. Rien de mieux pour accroître leur efficacité .

 

 

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