Gestion des rendez-vous : quand le digital dynamise les processus

Rendez-vous en ligne // 21 juin 2018

La multiplication des canaux a rendu complexe la gestion des rendez-vous pour de nombreuses entreprises. Pour répondre efficacement aux nouvelles exigences des clients et améliorer de ce fait leur expérience, plusieurs marques intègrent davantage le digital dans la gestion de prise de rendez-vous. Grâce aux solutions digitales, les entreprises disposent désormais de nouveaux outils pour gagner du temps et améliorer la gestion des rendez-vous avec leurs clients. En quoi le digital permet aux marques d’optimiser cette gestion avec leur clientèle ?

 

Les contraintes de la gestion des rendez-vous avant l’ère numérique

Avant l’avènement du numérique, la gestion des rendez-vous occupait la majeure partie du temps des employés de l’entreprise. Véritable activité chronophage, la gestion des rendez-vous implique une disponibilité permanente du personnel pour répondre le plus rapidement possible aux différentes préoccupations des clients.

Même en étant parfaitement organisées, certaines entreprises avaient des difficultés à gérer le nombre d’appels très élevé lié aux prises de rdv pendant la journée. De peur de perdre de potentiels clients, de nombreuses entreprises en sont parvenues à déléguer spécialement cette tâche plus qu’indispensable à une secrétaire, un service client, voire un organisme externe.

Si ces solutions de gestion des rendez-vous s’avèrent pratiques, elles entraînent aussi des charges supplémentaires pour les sociétés. De plus, elles ne semblent pas résoudre entièrement les situations de rendez-vous manqués ou oubliés. En effet, les rendez-vous manqués ou annulés constituent les principaux facteurs de perte des clients et d’argent pour les entreprises.

Avant l’ère numérique, les entreprises perdaient du temps à enregistrer fréquemment sur papier des rendez-vous qui n’avaient jamais lieu. Cela était dû soit à un oubli volontaire ou involontaire des clients, soit à l’indisponibilité des employés, dont les plages horaires de service déjà bien définies ne correspondaient pas avec celles des consommateurs. De nombreux clients prenaient alors des rendez-vous en dehors des heures de service.

Par ailleurs, il faut noter qu’il était également impossible pour les employés d’accéder à distance à l’agenda ou au planning de l’entreprise et de pouvoir le modifier en temps réel.

Enfin, la communication par téléphone était à l’époque le canal le plus utilisé lors des interactions entre l’entreprise et ses clients. Ainsi, en cas de surcharge de la ligne ou de ligne téléphonique unique, il était forcément compliqué pour l’entreprise de programmer des prises de rdv avec tous les clients qui l’appellent au même moment.

 

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Qu’apporte l’innovation digitale dans la gestion des rendez-vous et du planning ?

L’innovation digitale rend possible la gestion en ligne et en temps réel de rendez-vous pour votre activité, réduisant du coup les flux d’appels.

En effet, l’innovation digitale dématérialise et simplifie entièrement la gestion de vos rendez-vous et de votre planning. Ainsi, les solutions digitales permettent une synchronisation entre votre planning, votre messagerie et votre agenda en ligne.

De plus, grâce à la prise de rendez-vous en ligne depuis votre site Internet ou votre page Facebook (ou autre réseau social), vos clients peuvent choisir instantanément un créneau horaire qui leur convient. De plus, il est possible de vous déplacer partout dans le monde avec votre agenda en ligne et donc de rester informé sur les rendez-vous.

Grâce à l’innovation digitale, vos clients disposent aujourd’hui d’une multitude de canaux digitaux pour interagir avec votre marque et prendre rendez-vous avec le service client.

En raccourcissant davantage le parcours client, le digital vous permet de répondre le plus rapidement possible aux problèmes de vos clients.

Quels sont les avantages des solutions de prise de rdv en ligne ?

Les solutions de prise de rdv en ligne sont dédiées avant tout à toutes les entreprises, de la start-up au grand groupe. Quel que soit votre secteur d’activité, ces solutions assurent une prise en main rapide et une utilisation facile. C’est ce que Agendize a mis en place, et cela lui permet d’augmenter sa productivité, mais aussi de proposer une excellente relation clientèle.

En quelques clics seulement, vos clients et prospects peuvent prendre librement rendez-vous avec vos équipes à n’importe quel moment.

En plus de pouvoir partager votre agenda en ligne avec tous vos collaborateurs, vous pouvez le personnaliser pour une mise en évidence de vos disponibilités.

Grâce à la prise de rdv en ligne, vous disposez d’un historique complet des interactions avec vos clients et vous pouvez ainsi améliorer votre connaissance client.

Par ailleurs, les solutions de prise de rdv vous permettent d’envoyer des rappels automatiques à vos clients par e-mail ou par SMS, et ceci pour tous les rendez-vous afin de leur éviter des oublis ou des retards.

En résumé, les solutions de prise de rdv permettent à vos collaborateurs de gagner en temps et en efficacité.

 

Pourquoi Deliveroo a choisi Agendize pour dynamiser ses process ?

Deliveroo est une entreprise britannique de livraison de plats cuisinés qui a des agences dans plusieurs pays : Royaume- Uni, Pays-Bas, France, Allemagne, Belgique, Irlande, Espagne, Italie, Émirats arabes unis, Australie, Singapour et Hong Kong.

La prise de rendez-vous en ligne d'Agendize présentait l'avantage de laisser leur autonomie à la fois au personnel administratif et aux livreurs. Pour chaque démarche administrative ou besoin de matériel, ces derniers sont renvoyés à la prise de rendez-vous en ligne qui donne accès aux agendas du personnel administratif.

A chaque rendez-vous pris, l'agent administratif est libre d'accepter le rendez-vous, de suggérer une modification d'horaire ou de le refuser. La console présente également l'avantage de générer des rappels de rendez-vous automatique par email et par SMS pour les deux parties, ce qui réduit considérablement le risque de rendez-vous manqués.

Le CRM Agendize présente également l'avantage de permettre au personnel administratif de consulter la liste des livreurs rapidement et de les contacter en un clic. 

 

L’avènement du numérique a bouleversé profondément les modes de gestion des rendez-vous au sein des entreprises. Pour ne pas perdre leurs clients et transformer les visiteurs de leurs sites en véritables clients, plusieurs entreprises adoptent de plus en plus des solutions de prise de rdv en ligne. Rien de mieux pour accroître leur business.

 

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