La flotte automobile d'une entreprise a une importance considérable pour l'économie globale de la structure. Elle est engagée lorsqu'il faut gérer les déplacements des collaborateurs, l'utilisation d'un véhicule pour une prestation de service.
Elle est l'un des piliers de l’entreprise qu'elle soit de petite, moyenne ou grande taille. Elle demande donc une attention et une gestion particulière, tant par le temps qu'elle nécessite que par l'impact financier qu'elle peut avoir sur une société.
1 entreprise sur 2 pense que sa flotte va augmenter dans les trois années à venir.
Arval
Une flotte automobile, c'est quoi ?
Une flotte automobile correspond au nombre total de véhicules qu’une entreprise détient pour un usage professionnel. Les flottes peuvent être constituées de voitures de fonction, voitures de service, véhicules utilitaires et tout autre véhicule servant à l’entreprise.
La flotte automobile d’entreprise concerne tous les véhicules dotés d’un moteur, soit les motocycles, les scooters, les véhicules légers ainsi que les utilitaires et les poids lourds. En général, on parle de flotte automobile à partir de 4 véhicules.
La gestion de flotte automobile, c'est quoi ?
La gestion de flotte automobile est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. Elle nécessite une adaptation des modèles des véhicules, de leur nombre ainsi que leurs modes de financement en fonction des besoins des collaborateurs. Ces missions sont à la charge du responsable de parc ou du gestionnaire de flotte auxquelles s’ajoutent d’autres tâches : entretien des véhicules, gestion de sinistre, contrôle des coûts, etc.
La bonne gestion d’un parc constitue un levier économique important pour une entreprise qui souhaite optimiser ses coûts.
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Quels sont les avantages de la gestion de flotte ?
La gestion de flotte permet de sécuriser ses véhicules, d'améliorer l’organisation du flux et l’utilisation des véhicules.
- Optimiser la gestion de son parc et son suivi : en fonction de la taille de sa flotte, sa gestion nécessite d’être organisée et préparée. Ainsi, déterminer une stratégie en amont devient primordial afin d’assurer son bon fonctionnement.
- Réduire les coûts : le carburant, l’entretien et la maintenance, les péages, ou encore l’assurance sont autant de postes de dépenses liés aux véhicules qu’il est nécessaire de prendre en considération. Avoir une vision d’ensemble de ces coûts permet d’anticiper et de les réduire.
- Être à jour avec la réglementation en vigueur : les entreprises doivent faire face à de nombreuses réglementations et décrets qui concernent les flottes automobiles tant sur le plan fiscal (loi de finances) que sur le plan environnemental (loi LOM, loi Climat-Résilience, etc.). Elles doivent donc être en veille permanente sur ces sujets afin de s’assurer d’être en règle.
Pourquoi choisir Agendize pour gérer votre flotte automobile ?
Avec Agendize, ne différenciez plus votre flotte de vos équipes et gérez votre flotte comme vous gérez votre équipe !
Vous entrez votre véhicule en tant qu'équipier, comme vous pouvez entrer un nouvel employé. Vous disposez donc des mêmes options lorsque vous saisissez les véhicules de votre flotte.
Vous définissez les options qui vous conviennent (durée, limite de réservation...etc) et activez des notifications spécifiques et personnalisées. Vous pouvez par exemple automatiser l'envoi à votre collaborateur d'une notification 10 minutes avant l'heure de réservation pour lui rappeler l'horaire, la marque et l'immatriculation du véhicule réservé.
Envoyer le véhicule en réparation
Vous avez la possibilité d'indiquer que l'un des véhicules de votre flotte va en révision ou en réparation, ou bien créer un rdv personnel. Vous rendez ainsi le véhicule indisponible avec le motif souhaité, ce qui le rendra impossible à réserver par les collaborateurs.
Simplifier le travail de gestion administrative
En amont de la récupération du véhicule par le collaborateur, faites lui parvenir un email contenant un récapitulatif des documents à apporter à l’image de son permis de conduire. Vous pouvez en profiter pour joindre une charte de “Bonne conduite” à vous rapporter signer le jour J l’engageant à respecter le code de la route en vigueur.
Lors du retour du véhicule, demandez une attestation sur l'honneur qui certifie qu'il n y a eu aucun problème durant la location (accident, excès de vitesse, problème mécanique..)
Profitez pleinement de la simplicité et de la personnalisation qu'offre notre solution, pour améliorer et optimiser la gestion de votre flotte automobile.
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