A l'image de l’entrée en vigueur du RGPD en mai 2018 qui a permis aux collectivités de partager la responsabilité de confidentialité des données ou plus récemment, le Plan Action publique 2022 qui vise à redessiner complètement le modèle de l'action public en y intégrant cette dimension digitale ; de nombreuses mesures ont été mises en place permettant de mener à bien ce projet sur le long terme.
Zoom sur les bénéfices que présentent la digitalisation des collectivités territoriales pour les agents et les citoyens
Moderniser l'image des administrations publiques
Nombreuses sont les collectivités qui peinent à se débarrasser de leurs anciennes habitudes de travail. Pourtant, de nombreuses solutions digitales fleurissent aujourd’hui sur le marché dans le but d’optimiser les processus internes et de désengorger les services souvent saturés.
En effet, avec le digital, les usagers ont plus facilement accès aux informations qu’ils recherchent. De ce fait, les standards téléphoniques et accueils physiques sont moins fréquentés, permettant ainsi aux agents de s’adonner à d’autres tâches. En plus de cette optimisation du travail qui rendra les services plus performants, l’utilisation du digital génère également une meilleure notoriété et une image plus jeune et dynamique auprès des citoyens. Une démarche 100% gagnante !
En 2016, la demande rendez-vous pour les demandes de passeport / CNI était déjà dans le top 3 des services numériques les plus plébiscités
Laposte / Docaposte
Simplifier les démarches administratives
L’évolution démographique et la progression du niveau de vie en France, couplées à l’essor de la technologie ont profondément changé les attentes des usagers. Ces derniers sont désormais plus avertis, plus exigeants et à la recherche de toujours plus d’efficacité et de rapidité. En addition à cela, ils recherchent également plus de proximité et de personnalisation dans leurs relations qu'elles soient commerciales ou administratives.
85,2% des Français utilisent internet au quotidien
Médiamétrie, avril 2021
Pour répondre à ces nouvelles habitudes des usagers, le digital s’impose comme une réponse pertinente pour les collectivités. En effet, le digital permet de créer cette sensation de proximité tant recherchée par les utilisateurs, et cela, même en dehors des horaires d’ouverture de vos services. Avec des solutions telles que la prise de rendez-vous en ligne, la création d’un site internet, ou encore l’utilisation de réseaux sociaux, les usagers peuvent accéder en quelques clics seulement aux informations qu’ils recherchent sans patienter des heures au téléphone, ou bien à l’accueil de vos services.
Car en effet, la relation avec vos usagers démarre dès le premier contact. Or, de plus en plus souvent, celui-ci s’effectue en ligne par une recherche sur les moteurs de recherche et/ou via la consultation de votre site internet. Le défi auquel répondent ces solutions digitales: réussir ce premier contact alors même que vous ne le vivez pas en temps réel.
Le numérique simplifie les démarches et améliore la qualité des services
Améliorez la productivité
Plus qu'une amélioration de l'expérience utilisateur, la digitalisation apportée par de nombreux outils mis à disposition des collectivités permet l'automatisation de tâches répétitives et chronophages. Le temps ainsi gagné peut être investi sur des missions à plus forte valeur ajoutée améliorant ainsi la productivité des équipes. Parmi ces outils, la prise de rendez-vous en ligne permet aux citoyens de réserver un créneau et ce même en dehors de vos horaires d'ouverture et parallèlement désengorge votre standard téléphonique. La gestion de planning est automatisée, les doublons de rendez-vous sont supprimés et les notifications de rappel de rendez-vous permettent de diminuer de 40% le nombre de rendez-vous non honorés.
Conscient de cette nécessité de digitalisation du service public, le gouvernement a multiplié les démarches. Début mars 2021, le Ministère de la transformation de la fonction publique présentait l'Agenda de 400 jours pour accélérer la transformation numérique de l'Etat. Parallèlement des plateformes tel que le catalogue GouvTech ont vu le jour répertoriant un ensemble de logiciels et solutions numériques à destination des administrations de toutes tailles.
A lire : Agendize intègre le catalogue GouvTech
La prise de rendez-vous en ligne pour les collectivités
Bien plus qu'une solution de prise de rendez-vous en ligne à destination de vos usagers, Agendize propose de nombreuses fonctionnalités développées pour répondre aux problématiques du secteur public. Vous accompagnant dans vos tâches quotidiennes pour booster votre productivité et améliorer votre relation usagers, administrés.
Pensée pour les administrations publiques, Agendize s'intègre avec le module France Connect permettant ainsi à vos usagers de prendre rendez-vous facilement grâce à leur compte Ameli, impôts.gouv, Laposte...
En interne, la gestion et la synchronisation des agendas des collaborateurs permet d’avoir une vision globale de l’activité et de réduire les sources d’erreur. Notre CRM automatisé permet de sauvegarder le résumé des interactions passées et à venir avec vos usagers. Les documents transmis sont stockés sur la plateforme vous permettant ainsi de les retrouver facilement.
Enfin la sécurité de vos données étant primordiale, nos serveurs sont hébergés en France par des fournisseurs mettant en œuvre des protections 24/7. Nous disposons par ailleurs de la certification Hébergeur Données de Santé !
Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution et ses nombreuses fonctionnalités ? Vous pouvez dès à présent prendre rendez-vous avec un de nos chargés de clientèle en cliquant sur le bouton ci-dessous :
