Best Practices : Comment communiquer autour de la prise de rendez-vous en ligne

Relation Client // 07 mai 2019

La prise de rendez-vous en ligne génère de nombreux avantages aux entreprises qui l'utilisent, ainsi qu'à leurs clients. En effet, en plus d'être disponibles 24h/24 et 7j/7 pour leurs clients, ces entreprises récupèrent 75 % du temps qu'elles passaient auparavant au standard téléphonique, et augmentent de 40 % leur nombre de nouveaux rendez-vous. Plutôt attractif non ? 

Pourtant, nombreuses sont les structures qui résistent encore à cette fonctionnalité par crainte que leurs clients ne l'utilisent pas. Car, il est vrai que la prise de rendez-vous en ligne n'est pas encore un réflexe pour tout le monde. Toutefois, cela est bien souvent dû à un manque d'information. Et oui, les clients ne sont pas tenus informés de cette nouveauté et par conséquent ne l'utilisent pas. 

Alors, si vous adoptez un nouveau service digital, la communication autour de celui-ci est primordiale si vous voulez qu'il devienne un succès. 

C'est pourquoi, nous vous dévoilons dans cet article, tous nos conseils pour bien communiquer autour de la prise de rendez-vous en ligne. 

 

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Dans votre établissement, orientez vos clients vers la prise de rendez-vous en ligne  

La méthode la plus simple, et de loin la plus efficace, reste d'informer directement vos clients de cette nouveauté, quand ils se déplacent dans votre établissement. Et, les méthodes pour cela sont nombreuses.

L'utilisation du QR Code de votre prise de rendez-vous en ligne est primordial. Disponible dans votre espace Agendize, il permet en le scannant d'envoyer votre client directement vers votre prise de rendez-vous en ligne. Aujourd'hui, tous les appareils photos de smartphone scannent un QR Code !

Précisez-le sur vos cartes de visite 

Fini les échanges d'emails interminables pour trouver le créneau qui convient à tous ! En indiquant que vous disposez de la prise de rendez-vous en ligne sur vos cartes de visite, les clients qui souhaitent vous rencontrer iront d'eux même prendre rendez-vous en ligne à leur convenance et selon les horaires disponibles.

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Exemple de carte de visite 

Créez des affiches 

Le visuel et les affiches attirent la curiosité. De ce fait, en collant des affiches à des endroits stratégiques comme l'entrée de votre établissement, la caisse, la salle d'attente, ou encore la réception, vos clients ne pourront pas passer à côté de la nouvelle.

Optez pour des stickers et / ou chevalets 

Dans le même principe que les affiches, un sticker collé sur votre porte d'entrée et / ou un chevalet posé sur votre comptoir permettront à vos clients d'apprendre d'eux même la nouvelle et de prendre le tournant pour la prise de rendez-vous en ligne. 

De plus, coller un sticker mentionnant la possibilité de prendre rendez-vous en ligne sur votre porte d'entrée, attirera les passants à n'importe quelle heure de la journée et cela vous générera ainsi de nouveaux rendez-vous. 

 

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Exemple de sticker

Utilisez votre messagerie répondeur 

Il est normal qu'au début certains clients continuent d'appeler pour prendre rendez-vous par habitude. Pour limiter cela, établissez des plages horaires de réponse au téléphone, et quand vous avez les clients au téléphone, prévenez-les qu'ils peuvent désormais prendre rendez-vous en ligne. En dehors de ces plages horaires, programmez un message sur votre répondeur les invitant à se rediriger vers votre site internet et / ou profils réseaux sociaux afin de prendre rendez-vous. Voici quelques messages d'exemples "Vous pouvez désormais prendre rendez-vous avec moi sur ma fiche professionnelle en tapant mon Nom et Prénom sur google" ou "Vous pouvez prendre rendez-vous avec moi sur mon site internet www.monsite.fr"

Associez ces pratiques offlines à une bonne communication digitale

Mettez en valeur et en évidence vos boutons de prise de rendez-vous 

Et oui, cela peut vous paraître évident, mais, il est important de le rappeler. Pour inviter vos clients à passer à l'action, votre bouton de prise de rendez-vous doit être facilement accessible et surtout visible. Ne le cachez donc pas dans votre page de contact par exemple, mettez-le plutôt bien en évidence sur la page principale. 

Créez votre fiche professionnelle Google My Business

Cette fiche professionnelle Google My Business apparaît lorsque vous tapez le nom de votre établissement. Vous pouvez y renseigner vos coordonnées (numéro de Tél., adresse), vos horaires, votre site internet mais également votre lien de prise de rendez-vous en ligne.

Publiez la nouvelle sur vos réseaux sociaux sans modération 

Avec en moyenne 4h38 minutes passées sur internet chaque jour (selon l'enquête 2019 de We Are Social), les Français sont de plus en plus connectés. C'est notamment pourquoi la prise de rendez-vous en ligne est une fonctionnalité de plus en plus appréciée. Alors saisissez l'opportunité ! Partagez cette nouvelle à vos clients et prospects sur vos réseaux sociaux. Et, en bonus, vous bénéficierez d'une meilleure présence en ligne. Car, alimenter régulièrement ses réseaux sociaux permet aux entreprise de bénéficier d'une meilleure visibilité et d'une notoriété accrue.  

Personnalisez votre signature e-mail 

Si vous envoyez régulièrement des e-mails à vos clients, ajoutez un bouton d'appel à l'action dans votre signature e-mail (cf exemple ci-dessous). Ce petit bouton totalement personnalisable interpellera vos correspondants et les invitera à prendre rendez-vous directement sur votre agenda. Un vrai gain de temps ! 

 

Signature mailExemple de signature d'e-mail

 

Créez une campagne e-mailing dédiée à cette information 

Vous êtes fiers de votre nouvelle acquisition ? Et bien faites-le savoir ! 

Envoyez des e-mailings personnalisés à vos clients pour leur annoncer la nouvelle. Si vous êtes enthousiastes, alors pourquoi pas eux ? 

 

Voilà, vous disposez désormais de tous nos conseils pour communiquer autour de la prise de rendez-vous en ligne, comme un pro ! Alors maintenant, à vous de jouer ! 

 

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