L'agenda en ligne : gérer plus facilement son emploi du temps et optimiser la prise de rendez-vous en ligne

Relation Client // 12 mars 2019

Permettant de s’adapter aux enjeux de la digitalisation, plusieurs outils innovants ont été créés au cours des dernières années : l’agenda en ligne en fait partie.

Devenu aujourd’hui indispensable pour gérer son temps, ses rendez-vous et pour le management de projets, le planning ou agenda en ligne offre plusieurs fonctionnalités. Il permet de gérer son quotidien et son planning personnel mais également, et surtout, son emploi du temps, ses rendez-vous et ses réunions professionnelles. 

Alors quels sont les avantages de l'agenda en ligne ? Dans quels contextes peut-on utiliser un agenda partagé ? Et sous quelle forme se présente-t-il ?

 
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Organiser son quotidien sur une interface simple à utiliser et facile à consulter

Entre rendez-vous personnels et obligations professionnelles, le quotidien peut parfois être difficile à organiser. Se tourner vers une solution d’agenda en ligne permet de gagner un temps précieux dans la planification de ses journées et de ses semaines.

Gagner du temps en planifiant rapidement son quotidien

Utiliser un agenda ou un calendrier en ligne gratuit, comme par exemple l’application Google Agenda (Google Calendar en anglais), permet d’organiser facilement son quotidien et de planifier ses rendez-vous de manière ludique et interactive. Personnalisable et facile à utiliser, l'agenda s’adapte aux besoins et au profil de l’utilisateur, se synchronise régulièrement et permet de stocker ses données en toute sécurité.

L’agenda en ligne permet d’ajouter ses tâches et ses missions de la semaine, ses rendez-vous personnels ou professionnels, les dates des anniversaires à ne pas oublier, les horaires de ses activités. Des notifications de rappel peuvent également être programmées. Interactif et intuitif, l'agenda permet de visualiser en un seul coup d’oeil l’organisation de sa journée, de sa semaine, du mois ou même de l’année.

Mais l’agenda en ligne facilite également la communication ; il permet en effet d’organiser des événements ou des réunions avec d’autres utilisateurs. 

Partager facilement son agenda avec d’autres utilisateurs

On peut en effet avoir besoin de partager son calendrier ou son agenda avec d’autres utilisateurs : avec ses amis pour planifier un dîner ou des vacances, avec son conjoint pour le prévenir des rendez-vous médicaux des enfants ou pour organiser un évènement personnel, ou avec d’autres membres de sa famille.

Impossible à perdre, le planning ou agenda en ligne est un outil nomade : il peut être modifié ou complété en temps réel depuis n’importe quel smartphone, tablette ou ordinateur (PC ou Mac). Il suffit simplement de disposer d'une connexion Internet. Pour rester toujours accessible, le planning ou l'agenda peut également être consulté hors ligne.

 L’agenda en ligne partagé permet de tenir au courant tous les utilisateurs des rendez-vous et évènements à venir, tout en assurant la confidentialité des données. Véritable planning commun, cette solution dématérialisée (parfois gratuite) s’actualise de manière régulière et peut être consultée en ligne, à tout moment (contrairement à un agenda papier, encombrant et conservé par une seule personne).

 Des notifications par mail (ou SMS) permettent d’avertir les utilisateurs de tout changement dans leur emploi du temps (de la modification de l’heure d’un rendez-vous, du déplacement d'une réunion familiale à une autre date…). Simple et flexible, l’agenda partagé en ligne s’adapte parfaitement à tous vos outils.

Optimiser son emploi du temps professionnel et faciliter la gestion de ses équipes

Des simples PME aux grandes multinationales, toutes les entreprises s'équipent aujourd’hui d'un agenda en ligne ou d'un planning dématérialisé. Répondant parfaitement aux besoins des professionnels, l’agenda partagé offre en effet plusieurs fonctionnalités intéressantes pour le monde de l’entreprise.

Organiser une réunion ou planifier un évènement

Qu’il s’agisse d’organiser une réunion ou de planifier un évènement, les allers-retours entre les différents services ou les différents membres d’une équipe (par mail ou téléphone) peuvent être interminables. Utiliser un agenda partagé en ligne permet de gérer efficacement son planning et de diminuer le temps consacré à l’organisation des tâches de chacun. 

En effet, l'agenda en ligne permet d'interroger facilement les utilisateurs sur leurs disponibilités et sur leurs créneaux, en temps réel. Leur emploi du temps peut être facilement visualisé par l’organisateur de la réunion. Une fois la date choisie et arrêtée, les participants aux meeting (qu’ils soient ou non utilisateurs de l’agenda en ligne) sont invités via la plate-forme : ils sont avertis grâce à un email ou à un message envoyé sur leur smartphone.

Les réunions récurrentes (hebdomadaires ou mensuelles par exemple) sont également plus faciles à programmer : il suffit d’indiquer le type de récurrence (jour / semaine / mois) pour que l’outil numérique se charge d’actualiser automatiquement l’agenda et le planning.

Suivre l’avancement d’un projet

L’agenda en ligne permet également de planifier et de piloter un projet sur le long terme. Il permet de poser et de visualiser facilement des échéances et des dates clés.

Tous les services et tous les membres de l’équipe intéressés au projet doivent avoir accès à l’agenda partagé. Ils peuvent alors facilement consulter l’avancement du projet et les étapes restantes, à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Ils peuvent aussi être avertis de l’accomplissement de certaines tâches ou de l’arrivée de certaines échéances, grâce à un système de notification ou de rappel par email ou SMS, prévu par l'agenda.

Profiter d'autres fonctionnalités avancées 

Si l’agenda en ligne gratuit a tendance à n’offrir que certains services de base, d’autres solutions dématérialisées permettent d’accéder à des fonctionnalités plus avancées. Un agenda en ligne performant permet par exemple à ses utilisateurs d’ajouter des notes de frais ou des comptes rendus de réunions, de partager des documents ou encore d’actualiser facilement la base de données clients (directement sur l'agenda ou le planning).

Très complet, fiable, efficace et performant, l'agenda en ligne professionnel permet de gérer efficacement plusieurs problématiques rencontrées par les entreprises. Il permet par exemple de consulter les adresses de n’importe quel contact (un collaborateur, un fournisseur, un partenaire ou un client) depuis son smartphone ou sa tablette. L’agenda en ligne permet également de profiter d’un système de notifications et de rappels, pour être certain de ne manquer aucun rendez-vous important. L’agenda partagé peut enfin permettre de signer, de partager ou de stocker des documents depuis n’importe quel appareil.

 L'agenda en ligne d’Agendize est flexible et facilement intégrable dans votre environnement grâce à des connecteurs et API avancées. En marque blanche, ses outils s’adaptent parfaitement aux besoins, à la taille et au secteur d'activité de l’entreprise.

Faciliter la prise de RDV en ligne

En plus de faciliter la gestion du planning et de l’emploi du temps de chaque collaborateur et d’optimiser l’organisation et la communication au sein de l’entreprise, l’agenda en ligne peut permettre aux intervenants extérieurs et aux clients de prendre facilement rendez-vous. 

Un outil interactif, disponible 24h/24 et 7j/7

Ludique et interactif, l’agenda en ligne est un outil facile à utiliser. Le client (ou le patient pour l’agenda en ligne d’un cabinet médical) visualise les horaires des rdv disponibles directement sur le site internet de l’entreprise, 24h/24 et 7j/7. Il lui suffit de choisir un créneau et de réserver son rendez-vous en quelques clics depuis son smartphone, son ordinateur ou sa tablette. Une notification lui est immédiatement envoyée ; un rappel peut être programmé et envoyé la veille ou quelques heures avant son rdv (par email ou par SMS).

 Faciliter la prise de rendez-vous en ligne permet d’optimiser l’activité de l’entreprise en générant plus de revenus et en réduisant le temps passé à la gestion de cette tâche. Les notifications permettent de diminuer le nombre de rdv manqués et le taux d’absentéisme.

 Le planning ou l'agenda en ligne permet également à l’entreprise de mesurer la satisfaction de ses clients, pour continuer à s’améliorer et rester compétitive. L’outil de prise de rendez-vous en ligne permet aux clients de donner leur avis facilement et rapidement, de manière ludique et interactive, grâce à un système de notes et de feedbacks. Ces informations sont précieuses pour l’entreprise ; elles lui permettent de rester toujours plus proche des attentes de ses clients ou prospects.

Un agenda partagé destiné au secteur public et au secteur privé 

Adaptée à l’activité et à la gestion des collectivités, des entreprises du secteur de la santé, des artisans et de tout autre type de profession, l’application de réservation en ligne d’Agendize permet d’améliorer et de développer la relation client, d’augmenter de manière significative le nombre de rendez-vous pris et le taux de transformation commerciale.

Simple et rapide à installer, l'agenda et solution de prise de rdv en ligne se synchronise avec tous les canaux de communication (site web, page Facebook…) et avec les différents outils de l’entreprise : agenda existant, plateforme d’emailing, logiciel de CRM (Customer Relationship Management), logiciels métiers…

Digitaliser la relation client et répondre aux nouvelles attentes des consommateurs dans le secteur privé permet de rester compétitif et de profiter d’une gestion centralisée (les données clients sont facilement récupérées, modifiées et centralisées sur l’agenda).

 S’adressant également au secteur public, l’agenda en ligne permet de faciliter les démarches des usagers, en leur offrant un accès 24h/24 et 7j/7. Les agendas sont centralisés, les secrétariats sont désengorgés et le personnel peut se consacrer à d’autres tâches.

 

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